Der Mehrwertsteuerausweis nach § 14 UStG in der Heiz- und Nebenkostenabrechnung

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Einführung

Die üblichen Heiz- und Nebenkostenabrechnungen, die für private Mieter oder von privaten Vermietern erstellt werden, haben die Charakteristik eines Berechnungsnachweises und sind keine Rechnungen im Sinne des § 14 UStG. Dieser Sachverhalt ist im nicht gewerblichen Bereich unerheblich, da dort eine Abrechnung über die Bruttobeträge ohne Vorsteuerabzug erfolgt.

Rechnet jedoch ein gewerblicher Vermieter mit einem vorsteuerabzugsberechtigten Mieter ab, so muss die Heiz- bzw. Nebenkostenabrechnung die Anforderungen des § 14 UStG erfüllen, um dem Mieter den Vorsteuerabzug zu ermöglichen. Dazu müssen neben den bisherigen Abrechnungsdaten noch die folgenden acht gesetzlich geforderten Merkmale enthalten sein:

Zusätzliche Merkmale zur Erfüllung der Anforderungen des § 14 UStG

  • Leistungsgeber und Leistungsempfänger
    Der Leistungsgeber (Vermieter/Verwalter) sowie der Leistungsempfänger (Mieter) ist mit vollständigem Namen und Anschrift zu nennen.
  • Steuernummer bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummer
    Die Steuernummer bzw. die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Vermieters/Verwalters ist zu nennen.
  • Ausstellungsdatum
    Die Heiz- bzw. Nebenkostenabrechnung muss das Erstellungsdatum tragen.
  • Rechnungsnummer
    Die Heiz- bzw. Nebenkostenabrechnung muss eine fortlaufende, eindeutige Nummer tragen. Diese Nummer wird üblicherweise vom Vermieter/Verwalter vorgegeben.
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang der sonstigen Leistung
    Die Auflistung der Grund- und Verbrauchskostenanteile sowie der Verteilschlüssel in der üblichen Nebenkostenabrechnung reichen aus, um diese Anforderung zu erfüllen.
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstige Leistung
    Als Zeitpunkt der Lieferung wird der Abrechnungszeitraum betrachtet, der ohnehin auf den üblichen Abrechnungen angegeben ist.
  • Nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
    Das Entgelt ist der Nettobetrag, d.h. der Gesamtbetrag ohne die Umsatzsteuer.
  • Steuersatz
    Der Steuersatz des Vermieters/Verwalters ist anzuwenden (Hauptleistung Miete, derzeit in der Regel 19%) .

Die Handhabung bei eddi24

Die Erstellung einer Heiz- bzw. Nebenkostenabrechnung mit korrektem Mehrwertsteuerausweis für gewerbliche Nutzer ist sehr einfach: Wählen Sie den betreffenden Mieter aus und nehmen Sie unter dem Reiter „Extras“ folgende Einstellungen vor:

Bild 1: Kennzeichnen eines Nutzers als gewerblich

Nachdem Sie das Häkchen „Gewerblich“ gesetzt haben, erscheint darunter ein Textfeld, in das Sie die Rechnungsnummer eingeben können. Diese Nummer erhalten Sie üblicherweise vom Vermieter oder Verwalter, in dessen Auftrag Sie die Abrechnung erstellen. Alternativ können Sie einen eigenen Nummernkreis für die von Ihnen erstellten Abrechnungen verwenden. Achten Sie bitte darauf, dass jeder gewerbliche Nutzer eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer erhält. In einer Liegenschaft können selbstverständlich gemischt gewerbliche und private Nutzer vorhanden sein.

Wichtig: Das Häkchen „Gewerblich“ darf nur dann gesetzt werden, wenn Vermieter und Mieter vorsteuerabzugsberechtigt sind. Andernfalls ergibt sich bei unterschiedlichen Steuersätzen in den zu verteilenden Kostenarten eine fehlerhafte Abrechnung.

Die zusätzlich noch benötigte Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie der zu verwendende Mehrwertsteuersatz sind bei den Grunddaten des zugehörigen Verwalters einzutragen.

Bild 2: Vervollständigen der Verwalterangaben für eine Rechnungslegung gemäß § 14 UStG

Um eine korrekte Rechnung gemäß § 14 UStG zu erstellen, muss die Steuer-Nr. oder die Umsatzsteuer- Identifikationsnummer eingetragen sein. Erfolgen beide Angaben, so wird die Steuer-Nr. auf der zugehörigen Einzelabrechnung gedruckt. Zusätzlich ist der in Ansatz zu bringende MwSt.-Satz in Prozent anzugeben. Üblicherweise ist dies der aktuelle Standard-Mehrwertsteuersatz (zur Zeit 19%).

Nach diesen Eingaben erzeugt das eddi24-Abrechnungsmodul für die als gewerblich gekennzeichneten Nutzer eine Einzelabrechnung, die den Anforderungen des § 14 UStG genügt. Den gewerblichen Nutzern dient eine solche Einzelabrechnung gegenüber dem Finanzamt als Nachweis über den Vorsteuerabzug. Nicht gewerbliche Nutzer erhalten die Abrechnung nach wie vor in der bisher gewohnten Form.

Auf der Übersicht sind die Abschnitte für gewerbliche und nicht gewerbliche Nutzer ebenfalls unterschiedlich gestaltet. So kann der Vermieter oder Verwalter sofort erkennen, um welche Art Nutzer es sich handelt und hat alle relevanten Daten beider Ausprägungen im Blick.

Nachfolgend sehen Sie die Musterabrechnung mit Beteiligung eines gewerblichen Nutzers, die alle Anforderungen des § 14 UStG erfüllt.

Muster Heizkostenabrechnung Übersicht Gewerblich

Muster Heizkostenabrechnung Gewerblich

 

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