Wann besteht Pflicht zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung und wann nicht?

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Die Nebenkosten übersteigen mancherorts die Miete. Für Vermieter und Mieter ist es gleichermaßen wichtig, die Nebenkosten richtig zu erfassen und korrekt im Rahmen der Nebenkostenabrechnung zu verteilen. Dazu haben die Parteien verschiedene Möglichkeiten.

1. Vereinbarung einer Warmmiete

Vielfach war die Vereinbarung einer Warmmiete üblich. Danach gelten sämtliche Nebenkosten als mit der Miete bezahlt. Der Vermieter trägt das Risiko von Verbrauchs- und Preissteigerungen. Im Hinblick auf die Vorgabe der Heizkostenverordnung, nach der zumindest die Heizkosten wenigstens zu 50 Prozent verbrauchsabhängig abzurechnen sind, wird die Warmmiete eher selten vereinbart.

Erlaubt ist die Warmmiete allerdings nach wie vor in Zweifamilienwohnhäusern oder Einfamilienhäusern mit Einliegerwohnung, in denen der Vermieter eine Wohnung selbst bewohnt. In diesen Fällen besteht keine Pflicht zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung.

2. Vereinbarung einer Nebenkostenpauschale

Nach § 556 II BGB können die Parteien bedingt vereinbaren, dass der Mieter die Nebenkosten unabhängig von seinem Energieverbrauch als Pauschale bezahlt. Aufgrund der Vorgabe der Heizkostenverordnung ist diese Variante auch nur bei der Nettokaltmiete oder einer Teilinklusivmiete zulässig oder in vom Vermieter selbst bewohnten Zweifamilienwohnhäusern erlaubt.

Der Mietvertrag sollte dann detailliert beschreiben, welche Positionen durch die Pauschale abgegolten werden und welche eventuell gesondert zu zahlen sind. Wegen der Geltung der Heizkostenverordnung muss auf jeden Fall der Heiz- und Warmwasseranteil zu mindestens 50 Prozent verbrauchsabhängig abgerechnet werden und kann insoweit nicht pauschal erfasst werden. Insoweit ist der Vermieter zur Nebenkostenabrechnung verpflichtet.

3. Vereinbarung von Nebenkostenvorauszahlungen

Üblicherweise vereinbaren die Parteien des Mietvertrages die Zahlung einer Kaltmiete in Verbindung mit einer Nebenkostenvorauszahlung. Dann zahlt der Mieter im Hinblick auf die voraussichtlich entstehende Nebenkostenlast eine monatliche Vorauszahlung. Der Vermieter richtet die Höhe der Vorauszahlungen an seinen Erfahrungswerten aus.

In diesem Falle sind beide Parteien jeweils daran interessiert, im Rahmen einer Nebenkostenabrechnung festzustellen, ob der Mieter mit seinen Vorauszahlungen zu viel oder zu wenig bezahlt. Hat der Mieter zu wenig bezahlt, steht dem Vermieter eine Nachzahlung zu. Hat der Mieter zu viel bezahlt, muss der Vermieter den überzahlten Betrag erstatten. Der Pflicht zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung steht das Recht des Vermieters gegenüber, eine solche zu erstellen.

Vorauszahlungspflicht muss mietvertraglich vereinbart sein

Rechtsgrundlage zur Vereinbarung von Nebenkostenvorauszahlung ist § 556 BGB. Voraussetzung ist, dass der Mieter mietvertraglich zur Zahlung von Nebenkosten verpflichtet ist. Der Vermieter hat dazu zwei Möglichkeiten. Zum einen kann er die Nebenkosten im Detail im Mietvertrag auflisten. Ansonsten genügt der allgemeine Hinweis auf die Einbeziehung des § 2 Ziffer 1 – 16 Betriebskostenverordnung. Darüber hinaus kann er sonstige Nebenkosten im Sinne des § 2 Ziffer 17 BetrKV einzeln bezeichnen und auf den Mieter umlegen. Voraussetzung ist jedoch, dass auch diese Nebenkosten umlagefähig sind.

In diesem Fall ist der Vermieter verpflichtet, regelmäßig die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und über die Vorauszahlungen des Mieters konkret abzurechnen.

Die Abrechnungspflicht besteht auch bei Leerständen. Der Vermieter darf Nebenkosten für leer stehende Wohnungen nicht auf die anderen Mieter umlegen. Die anfallenden Kosten trägt er selbst und muss leer stehende Flächen bei der Kostenverteilung so ansetzen, als würden sie benutzt.

Formalien beinhalten Risiken

Die Nebenkostenabrechnung bezieht sich regelmäßig auf einen Abrechnungszeitraum von 12 Monaten. Nach Ablauf des Abrechnungszeitraums hat der Vermieter genau 12 Monate Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und diese dem Mieter zugehen zu lassen. Die Abrechnungsfrist ist eine Ausschlussfrist. Versäumt der Vermieter diese Frist, kann er vom Mieter keine Nachzahlungen mehr verlangen.

Die Erstellung einer formell und materiell rechtswirksamen Nebenkostenabrechnung ist eine komplexe Angelegenheit. Für den Vermieter ist es Arbeit ohne Gegenleistung. Schließlich verursacht der Mieter die Kosten, für den Vermieter sind sie durchlaufende Posten. Zugleich hat der Vermieter oft das Problem, dass er selbst die Abrechnungs- und Ausschlussfrist beachten muss, seinerseits aber auf die zuverlässige Abrechnung der Kostenträger angewiesen ist.

Über den Autor:

Dieser absatz wurde von Dennis Hundt verfasst. Als Immobilienkaufmann betreibt Dennis Hundt unter anderem die Portale Nebenkostenabrechnung.com und Mietrecht.org.

 

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